5 เอกสารการค้าที่มักใช้ในการทำธุรกรรม Factoring

เรียนรู้เกี่ยวกับ 5 เอกสารการค้าที่มักใช้ในการทำธุรกรรม “แฟคเตอริ่ง” ได้แก่ ใบแจ้งหนี้, ใบวางบิล, ใบสั่งซื้อ, สัญญางาน และใบส่งมอบงาน เข้าใจความสำคัญและการใช้งานในธุรกิจ

บทนำ

“แฟคเตอริ่ง (Factoring)” คือ สินเชื่อระยะสั้นที่สามารถสร้างกระแสเงินสดให้ธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้เอกสารการค้าในการทำธุรกรรม ให้บริการโดย “บริษัทแฟคเตอริ่ง หรือ แฟคเตอร์” ในบทความนี้เราจะกล่าวถึง 5 เอกสารการค้าที่มักใช้ในการทำธุรกรรมแฟคเตอริ่ง อธิบายรายละเอียดและความสำคัญ รวมถึงข้อที่ควรสังเกตุ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการได้ประโยชน์ในการตรวจสอบเอกสารที่ถูกต้องก่อนทำธุรกรรมกับแฟคเตอร์ เพื่อความรวดเร็วในการดำเนินการ ซึ่งจะช่วยวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เรียนรู้เกี่ยวกับ 5 เอกสารการค้าที่มักใช้ในการทำธุรกรรม “แฟคเตอริ่ง”

ในการทำธุรกรรม สินเชื่อแฟคเตอริ่ง (Factoring) นั้น เอกสารการค้าเป็นบันทึกข้อมูลทางการเงินสำคัญที่สามารถยืนยันการทำธุรกรรมค้าขายระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ โดยเอกสารการค้าที่มักใช้ในการทำธุรกรรมแฟคเตอริ่ง นั้นมีดังนี้

1. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขายสินค้าหรือบริการ (Seller) เพื่อแจ้งให้ทราบถึงรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ขายให้กับลูกค้า ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เช่น ชื่อผู้ขายและผู้ซื้อ รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคาสินค้าหรือบริการ จำนวนเงินที่ต้องชำระ และกำหนดวันครบกำหนดชำระ

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ยืนยันถึงการทำธุรกรรมการค้าระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ จึงจำเป็นต้องจัดทำอย่างถูกต้องและครบถ้วน ซึ่งมักจะออกหลังจากผู้ขายส่งสินค้าหรือบริการไปยังผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว

2. ใบวางบิล (Billing Note)

“ใบวางบิล” เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขายสินค้าหรือบริการ (Seller) เพื่อแจ้งผู้ซื้อให้ทราบถึงรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด รวมถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระให้กับผู้ขาย ตามรอบการวางบิลที่ตกลงกัน เช่น วางบิลทั้งเดือน หรือ วางตามรอบบิลที่ผู้ซื้อกำหนด เช่น วันที่ 1-15 และ 16-31 เพื่อให้ผู้ซื้อรับทราบและกำหนด deal การชำระเงิน

ใบวางบิลมีความสำคัญเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ เนื่องจากใช้ในการยืนยันการซื้อขายระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ และเป็นการแจ้งรับเงินตามกำหนดชำระที่ตกลงกันไว้

3. ใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order / PO)

“ใบสั่งซื้อสินค้า” เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ซื้อ(Buyer) เพื่อแจ้งให้ทราบถึงความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย(Seller) หรือผู้จัดจำหน่าย(Supplier) เป็นเอกสารที่สำคัญที่สุดในกระบวนการซื้อขายและการบริหารจัดการธุรกิจ เนื่องจากมีการบันทึกข้อมูลความต้องการ จากผู้ซื้อที่สามารถใช้ยืนยันกรณีเกิดข้อพิพาทระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายได้

4. สัญญางาน (Contract)

สัญญางานเป็นเอกสารที่ระบุถึงข้อตกลงระหว่างผู้ขาย(ผู้รับจ้าง)และผู้ซื้อ(ผู้ว่าจ้าง) เกี่ยวกับรายละเอียดของงานที่ต้องดำเนินการ รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาที่กำหนดส่งงาน รวมถึงค่าปรับ เอกสารจะสมบูรณ์ได้ต้องมีการลงลายมือชื่อในเอกสารทั้งผู้รับจ้างและผู้ว่าจ้าง

5. ใบส่งมอบงาน (Certificate of Completion)

ใบส่งมอบงานเป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขาย(ผู้รับจ้าง) เพื่อใช้แจ้งให้ผู้ซื้อ(ผู้ว่าจ้าง)ทราบว่าได้ดำเนินงานตามข้อตกลงหรือตามสัญญา เสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว ตามระยะเวลาที่กำหนด ใช้ประกอบการวางบิลเพื่อยืนยันว่าผู้ขายได้ส่งมอบงานตามสัญญาว่าจ้างงานครบถ้วนและถูกต้อง

สรุป

เอกสารการค้าทั้ง 5 แบบมีความสำคัญสำหรับการทำธุรกรรม “แฟคเตอริ่ง” เนื่องจากใช้ในการยืนยันถึงการทำธุรกรรมการค้าระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ มักใช้ประกอบการทำธุรกรรมแฟคเตอริ่งกับแฟคเตอร์ ดังนั้นจึงควรจัดทำเอกสารการค้าอย่างถูกต้องและครบถ้วน เพื่อให้บริษัทแฟคเตอร์สามารถตรวจสอบข้อมูลได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว และผู้ขายสามารถรับเงินได้ตามกำหนดเพื่อบริหารกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ