รู้จักใบ PO คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร

ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ PO (Purchase Order) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะเป็นเอกสารที่ระบุข้อมูลการซื้อขายทั้งหมดเอาไว้ สามารถใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกิจ ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในการซื้อขาย ทำให้การตรวจสอบและประสานงานกับผู้ขายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น ที่สำคัญ ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ PO ยังช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความน่าเชื่อถือมากขึ้นอีกด้วย

ใบสั่งซื้อสินค้าหรือใบ PO คืออะไร

ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ PO คือ เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ต้องการซื้อสินค้าส่งให้ถึงผู้ขายหรือเจ้าของธุรกิจ เพื่อเป็นการยืนยันการสั่งซื้อ โดยละเอียดภายในเอกสารจะระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ต้องการทั้งหมด เช่น ประเภท, ราคา, จำนวน และเงื่อนไขการจัดส่ง

ซึ่ง PO นี้มีความสำคัญมากในการทำธุรกิจ เพราะเป็นหลักฐานทางการที่ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีข้อมูลที่ชัดเจน และเข้าใจข้อตกลงระหว่างการทำธุรกิจได้เป็นอย่างดี ซึ่งหากเกิดปัญหาหรือข้อพิพาทในการซื้อขาย ก็สามารถใช้ PO เป็นหลักฐานหรือโต้แย้งกับผู้ขายได้

ความสำคัญของใบ PO

• ช่วยลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อ : ในใบสั่งซื้อสินค้าจะมีข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับการซื้อขายทั้งหมดที่ผู้ซื้อและผู้ขายต้องรู้ และใช้เป็นหลักฐานในทำธุรกิจร่วมกัน ซึ่งจะช่วยลดการเกิดความผิดพลาดในการจัดส่งสินค้าผิดได้
• ช่วยในการป้องกันข้อพิพาท : หากเกิดปัญหาหรือข้อพิพาทในการซื้อขาย ก็สามารถใช้ PO เป็นหลักฐานหรือโต้แย้งกับผู้ขายได้
• การติดตามและควบคุม : PO ช่วยให้ง่ายต่อการติดตามสถานะและการดำเนินการของคำสั่งซื้อ โดยผู้ซื้อสามารถตรวจสอบได้ว่าสินค้าหรือบริการได้ถูกส่งมอบตามที่ระบุใน PO หรือไม่
• บันทึกการทำธุรกรรม : PO คือ หลักฐานสำคัญในการบันทึกการทำธุรกรรม โดยในเอกสารจะมีการระบุรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับการซื้อขาย รวมถึงรายละเอียดสินค้า, ราคา และเงื่อนไขการชำระเงินซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถติดตามและบันทึกข้อมูลได้อย่างมีระเบียบ
• ช่วยควบคุมงบประมาณ : ช่วยในการควบคุมการใช้งบประมาณและเป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผนการจัดซื้อ
• ช่วยสร้างความมั่นใจในการทำธุรกิจ : การใช้ PO ช่วยสร้างความมั่นใจในการทำธุรกิจระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย เพราะเป็นการยืนยันทางการจากทั้งสองฝ่ายว่ามีข้อตกลงและเงื่อนไขที่ชัดเจน

รายละเอียดที่ต้องมีใน PO

• ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย : ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
• หมายเลข PO : หมายเลขระบุที่ PO เพื่อการอ้างอิงและติดตาม
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ : รายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ เช่น ประเภท, ปริมาณ และคุณสมบัติอื่น ๆ ที่ต้องการ
• ราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน : ราคาต่อหน่วย เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น วิธีการชำระเงิน, ระยะเวลา และเงื่อนไขทางการเงินอื่น ๆ
• วันกำหนดส่งมอบ : วันที่ผู้ขายต้องส่งมอบสินค้าหรือบริการ
• เงื่อนไขและข้อตกลง : เงื่อนไขและข้อตกลงที่ผู้ซื้อและผู้ขายตกลงร่วมกัน

ใบ PR และใบ PO ต่างกันอย่างไร

ในการทำธุรกิจบางครั้งหลายคนอาจสับสนระหว่าง Purchase Requisition (PR) และ Purchase Order (PO) เพราะทั้งสองเป็นเอกสารที่ถูกใช้ในกระบวนการซื้อขายเหมือนกัน แต่จริง ๆ แล้วทั้งสองเอกสารนี้มีบทบาทและลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกัน

Purchase Requisition (PR)

• บทบาท : PR มีบทบาทเป็นใบคำขอจากแผนกหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งภายในองค์กร เพื่อขออนุมัติในการซื้อสินค้าหรือบริการ
• การใช้ : พนักงานทำ PR เมื่อพบว่ามีความต้องการสินค้าหรือบริการ และต้องการให้หน่วยงานจัดซื้อพิจารณาและดำเนินการต่อไป
• รายละเอียด : PR มักประกอบด้วยรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ต้องการ และเหตุผลที่ต้องการจัดซื้อ
• การอนุมัติ : หลังจากที่ PR ถูกสร้างขึ้น จะต้องไปผ่านกระบวนการอนุมัติจากบุคคลที่มีอำนาจก่อนถึงจะสามารถดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไปได้

Purchase Order (PO)

• บทบาท : PO เป็นเอกสารที่ใช้เพื่อออกคำสั่งซื้อจริงจากผู้ซื้อไปยังผู้ขาย โดยมีความเป็นสัญลักษณ์ของคำสั่งซื้อที่ถูกยืนยันแล้ว.
• การใช้ : PO ถูกสร้างขึ้นเมื่อการอนุมัติใบ PR และมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดหาสินค้าหรือบริการตามที่ระบุในใบ PR
• รายละเอียด : ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับการสั่งซื้อ เช่น รายละเอียดสินค้า, ราคา, เงื่อนไขการชำระเงิน และวันกำหนดส่งมอบ
• การอนุมัติ : PO มักได้รับการอนุมัติจากฝ่ายจัดซื้อหรือผู้มีอำนาจก่อนที่จะถูกส่งไปยังผู้ขาย

สรุปบทความ

ใบสั่งซื้อสินค้า หรือ PO คือ เครื่องมือที่สำคัญในกระบวนการจัดซื้อทั้งระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย นอกจากจะช่วยให้การซื้อขายเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพแล้ว ยังเป็นเอกสารที่ช่วยป้องกันการเกิดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย ดังนั้น PO จึงเป็นเอกสารที่บ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพ และเพิ่มความน่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมทางธุรกิจของคุณ

หากท่านต้องการเพิ่มความสามารถในการแข่งขันหรือต้องการขยายกิจการ IFS Capital ยินดีและพร้อมสนับสนุนท่านด้วยบริการทางด้านการเงิน ได้แก่ สินเชื่อแฟคตอริ่ง สินเชื่อลิสซิ่ง/เช่าซื้อ ด้วยความรวดเร็วและมีคุณภาพ พร้อมให้การสนับสนุน และให้บริการแก่ผู้ประกอบการในทุกธุรกิจ