ใบ invoice คืออะไร ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง

การทำธุรกิจไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ Invoice คือ เอกสารสำคัญที่ไม่สามารถมองข้ามได้ เพราะเป็นหนึ่งในเครื่องมือหลักในการบันทึกการทำธุรกรรมทางการเงินระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ และ Invoice ยังมีบทบาทสำคัญในการตรวจสอบการเงิน และการเสียภาษีอีกด้วย ดังนั้นการเข้าใจข้อมูลที่จำเป็นที่ต้องมีอยู่ในใบ Invoice จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ

และเพื่อให้แน่ใจว่าการทำธุรกรรมเป็นไปอย่างชัดเจนและถูกต้อง ในบทความนี้ IFS Capital จะพาไปทำความเข้าใจว่าใบ Invoice คืออะไร และมีข้อมูลอะไรบ้างที่จำเป็นต้องรวมอยู่ในเอกสารนี้ เพื่อช่วยให้การจัดการทางการเงินของคุณมีประสิทธิภาพและถูกต้อง

Invoice คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice คือ เอกสารที่ใช้ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ เพื่อแจ้งหนี้และขอการชำระเงินจากลูกค้าหรือผู้ซื้อหลังจากให้บริการเสร็จเรียบร้อยแล้ว โดยในเอกสารจะมีการระบุรายละเอียดต่าง ๆ เช่น จำนวนเงินที่ผู้ซื้อต้องชำระ, รายการสินค้าหรือบริการที่จัดส่ง, ข้อมูลของผู้ขายและผู้ซื้อ รวมทั้งเงื่อนไขอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง และที่สำคัญจะต้องมีลายเซ็นทั้งจากทางฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อด้วย เพื่อเป็นการยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายยอมรับข้อตกลงในมูลหนี้ที่เกิดขึ้นในใบแจ้งหนี้แล้ว

Invoice มีกี่ประเภท

ใบ Invoice คือ เอกสารที่สำคัญในการทำธุรกิจ ซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ Proforma Invoice และ Commercial invoice ซึ่งทั้งสองจะมีวัตถุประสงค์และลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกันดังนี้

1. Proforma Invoice

Proforma Invoice คือ Invoice สำหรับการเสนอราคาเพื่อเป็นการประเมินราคาล่วงหน้าก่อนที่จะทำการซื้อขายจริง โดยปกติจะไม่ถือว่าเป็นการเรียกเก็บเงินอย่างเป็นทางการ แต่เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเบื้องต้น เพื่อช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับรายละเอียดและเงื่อนไขของการซื้อขายก่อนที่จะมีการดำเนินการอย่างเป็นทางการ

โดยรายละเอียดในเอกสารจะมีการระบุข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เช่น คำอธิบายของสินค้าหรือบริการ, จำนวน, ราคา, ข้อมูลการจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน

2. Commercial invoice

Commercial Invoice คือ เอกสารที่มีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับสินค้าที่จัดส่งจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ ไม่ว่าจะเป็น คำอธิบายของสินค้า ปริมาณ, หน่วยนับ, ราคาต่อหน่วย, มูลค่ารวมของสินค้า รวมไปถึงข้อมูลของผู้ขายและผู้ซื้อ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะใช้ในการค้าระหว่างประเทศ เพื่อเป็นข้อมูลให้เจ้าหน้าที่ศุลกากรสำหรับประเมินอากร หรือภาษี หรือใช้เป็นประกันภัยระหว่างที่ขนส่งสินค้า ในกรณีที่เกิดความเสียหาย หรือสูญหาย

ข้อมูลที่ต้องมีใน invoice

• รายละเอียดผู้ขายและผู้ซื้อ : ระบุชื่อ, ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของผู้ขายและผู้ซื้อ
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ : รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่ถูกซื้อ รวมถึงปริมาณ ราคาต่อหน่วย และมูลค่ารวม
• ราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน : ระบุราคาทั้งหมด, เงื่อนไขการชำระเงิน และวันที่ครบกำหนด.
• เลขที่ Invoice และวันที่ : Invoice number คือ เลขที่ Invoice เพื่อการระบุวันที่ที่ใบ Invoice ถูกสร้าง
• เงื่อนไขการชำระเงิน : เงื่อนไขที่กำหนดระยะเวลาและวิธีการชำระเงิน เช่น ชำระภายใน 30 วันหลังจากวันที่ Invoice
• วิธีการจัดส่ง : ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการจัดส่งสินค้า เช่น บริษัทขนส่ง, วิธีการขนส่ง และสถานที่จัดส่ง
• ภาษี : ถ้ามีการคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีอื่น ๆ
• ลายเซ็น : ลายเซ็นผู้รับสินค้า, ผู้รับบริการ, และผู้ส่งสินค้า/บริการพร้อมระบุวันที่ออกเอกสาร

ขั้นตอนการออกใบ Invoice

ในขั้นการออก Invoice คือ หนึ่งในกระบวนการที่มีความสำคัญในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการบันทึกและเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้จัดส่งหรือให้ไปแล้ว และนี่คือขั้นตอนการออกใบ Invoice ที่ IFS Capital แนะนำ

• ตรวจสอบรายการ : ตรวจสอบรายการสินค้าหรือบริการที่จำหน่าย รวมถึงทบทวนราคา เงื่อนไขการขายส่วนลดหรือเงื่อนไขพิเศษ
• จัดเตรียมเอกสารสำคัญในการวางบิล : ทั้งข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย (ประกอบด้วย ต้นฉบับ และ สำเนา)
• สร้างใบ Invoice : โดยมีการระบุหมายเลข Invoice วันที่ออก Invoice และ รายละเอียดการขาย
• คำนวณราคา : คำนวณราคาสินค้าหรือบริการทั้งหมด และถ้ามีภาษีหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ให้เพิ่มเข้าไปในการคำนวณ
• ในการคำนวณ เงื่อนไขการชำระเงิน : ระบุกำหนดเวลาชำระเงิน (เช่น 30 วัน), วิธีการชำระเงิน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบความถูกต้อง : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดในใบ Invoice นั้นถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดของลูกค้า, รายการสินค้าหรือบริการ, ราคา, และเงื่อนไขการชำระเงิน
• ออก Invoice : หลังจากตรวจสอบข้อมูลและความถูกต้องแล้ว ใบ Invoice จะถูกสร้างขึ้น และจัดส่ง Invoice ให้กับลูกค้าตามวิธีที่ตกลงกันไว้ เช่น อีเมล, ไปรษณีย์ หรือระบบอิเล็กทรอนิกส์
• บันทึกและติดตาม : บันทึก Invoice ในระบบบัญชีของบริษัทเพื่อติดตามการชำระเงินจากลูกค้าตามกำหนดเวลาที่ระบุไว้ในใบ Invoice
• การจัดการหลังการขาย : ให้การสนับสนุนหากลูกค้ามีคำถามหรือปัญหาเกี่ยวกับใบ Invoice พร้อมทบทวนและปรับปรุงกระบวนการออก Invoice ตามความจำเป็น เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ช่วงเวลาในการออกใบ invoice

การออกใบ Invoice จะถูกออกทันทีหลังจากการส่งมอบสินค้าหรือบริการ เพื่อเร่งรัดการชำระเงิน หรืออาจออกตามรอบบิลที่ตกลงไว้ตามสัญญาในทุกๆ เดือน

สรุปบทความ

Invoice คือ เอกสารที่สำคัญในการทำธุรกรรมระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ เพื่อยืนยันการขายและการส่งมอบสินค้าหรือบริการ ซึ่งรายละเอียดในเอกสารจะต้องระบุข้อมูลให้ครบถ้วน เพื่อสร้างความโปร่งใสในการทำธุรกรรมและเพิ่มความไว้วางใจในสถานการณ์การซื้อขาย อีกทั้งยังช่วยลดโอกาสในการเกิดข้อขัดแย้งในการทำธุรกิจอีกด้วย

สำหรับเจ้าของธุรกิจท่านใดที่ต้องการเงินทุนโดยการ ขายใบแจ้งหนี้เป็นเงินหมุน IFS Capital มีบริการบริการรับซื้อลูกหนี้การค้า โดยท่านจะได้รับเงินรับชำระล่วงหน้าก่อนสูงสุดถึง 90% ของมูลค่ารวมที่ปรากฏในเอกสารดังกล่าว ตัดปัญหาการรอเก็บเงินตามเครดิตเทอมที่ให้กับลูกหนี้การค้า สะดวก รวดเร็ว ได้รับเงินภายใน 24 ชั่วโมง หรือ 1 วันทำการ (หลังจากส่งเอกสารขาย)