ความแตกต่างระหว่างใบ PR และ PO

สำหรับคนที่ทำธุรกิจแล้ว คงไม่มีใครไม่รู้จักใบ PR และ PO ที่เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ในกระบวนการการจัดซื้อในองค์กร ซึ่งถ้าหากเราไม่มีเอกสารทั้งสองนี้ ก็ไม่สามารถจัดซื้อ จัดหาสินค้าที่เราต้องการจะซื้อได้ ในบทความนี้ IFS Capital จะพามารู้จักกับใบ PR และ PO คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร ? ใบ PR และ PO มีรายละเอียดอะไรบ้าง ? เพื่อความถูกต้องในการทำธุรกิจกับลูกค้าหรือคู่ค้า รวมถึงสามารถประกอบธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

รู้จักกับใบ PR และ PO

ใบ PR และ PO เป็นเอกสารเกี่ยวกับกับการควบคุมภายในส่วนของการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งถือว่าเป็นหนึ่งในเอกสารที่เป็นหลักฐานของการซื้อขายที่มีความน่าเชื่อถือมากกว่าการตกลงกันด้วยคำพูด และยังมีบทบาทสำคัญในการบันทึกข้อมูลการจัดซื้อในภายหลังอีกด้วย ซึ่งทั้งใบ PR และ PO จะมีความต่างกันทั้งในเรื่องของรูปแบบเอกสาร รายละเอียดและวัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร

ใบ PR คืออะไร

ใบ PR หรือ Purchase Requisition คือ เอกสารที่ใช้แจ้งความประสงค์ว่าอยากจะซื้อสินค้าหรือบริการอะไร หรือที่พูดให้เข้าใจง่าย ๆ ใบ PR คือ “ใบขอซื้อ” นั่นเอง โดยผู้ขอซื้อจะต้องแจ้งเหตุผลให้ชัดเจนด้วยว่าต้องการซื้อสิ่งนั้นมาใช้สำหรับอะไร เพื่อให้หัวหน้าแผนกหรือผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติก่อนส่งไปให้แผนกจัดซื้อเพื่อทำเอกสาร PO ต่อไป

รายละเอียดสำคัญในใบ PR

รายละเอียดสำคัญในใบ PR ตัวอย่าง เช่น

• รายละเอียดของผู้ร้องขอ เช่น ชื่อ ตำแหน่ง หรือแผนกที่ทำการร้องขอ
• รายละเอียดของเวลา ณ วันที่ที่ทำการขอซื้อ
• รายละเอียดของการจัดหา เช่น รายละเอียดของวัสดุหรือบริการที่ต้องการซื้อ พร้อมแจ้งปริมาณหรือจำนวนที่ต้องการ รายละเอียดเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้อง รวมถึงระบุเหตุผลในการขอซื้อ 
• รายละเอียดงบประมาณ ที่ใช้สำหรับการจัดซื้อ
• รายละเอียดระยะเวลา โดยระบุระยะเวลาที่ต้องการรับวัสดุหรือบริการ
• รายละเอียดการอนุมัติ เช่น ผู้อนุมัติ/ผู้บริหาร/ผู้มีอำนาจ

ใบ PO คืออะไร

ใบ PO (Purchase Order) หรือที่เรียกว่า “ใบสั่งซื้อ” เป็นเอกสารที่แผนกจัดซื้อต้องการแจ้งข้อมูลให้ผู้ขายสินค้าหรือบริการทราบว่าสินค้าที่เราต้องการจะซื้อนั้นอะไรบ้าง ซื้อจำนวนเท่าไหร่ มีเงื่อนไขอะไรบ้าง ถือได้ว่าเอกสารสำคัญอย่างหนึ่ง เพราะทางผู้สั่งซื้อสามารถใช้ใบ PO เป็นหลักฐานในการยืนยันหรือข้อตกลงการทำธุรกิจได้เป็นอย่างดี ซึ่งถ้าหากเกิดปัญหาหรือข้อโต้แย้งในการซื้อขาย ก็สามารถใช้เอกสารใบ PO เป็นหลักฐานหรือโต้แย้งกับผู้ขายได้

รายละเอียดสำคัญในใบ PO

รายละเอียดสำคัญในใบ PO จะประกอบด้วย

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย (ผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่าย)
• รายละเอียดของเวลา ณ วันที่ที่ทำการสั่งซื้อ
• รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่กำลังจะซื้อ เช่น ปริมาณหรือจำนวนที่ต้องการซื้อ ราคาต่อหน่วย ราคาของสินค้า รวมถึงจำนวนเงินรวมของสินค้าทั้งหมด
• รายละเอียดที่อยู่สำหรับการจัดส่ง
• ผู้จัดทำ
• ผู้อนุมัติ

ใบ PR และ PO ต่างกันยังไง ?

ใบ PR หรือ Purchase Requisition คือ

• เป็นเอกสารที่เป็นฉบับแรกสุดที่ออกโดยแผนกหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งภายในองค์กร ก่อนที่จะได้รับการอนุมัติเพื่อทำเอกสารใบสั่งซื้อ
• จัดทำเอกสารขึ้นก็ต่อเมื่อต้องการแจ้งความประสงค์ในการจัดหาสินค้าหรือวัสดุ
• ใบ PR จะต้องผ่านการอนุมัติจากหัวหน้าหรือผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้องเพื่อส่งไปยังแผนก/ฝ่ายจัดซื้อ

ใบ PO หรือ Purchase Order คือ

• เป็นเอกสารที่ออกโดยแผนกจัดซื้อ เพื่อแจ้งข้อมูลให้ผู้ขายสินค้าหรือบริการทราบว่าสินค้าที่เราต้องการจะซื้อนั้นอะไรบ้าง
• เป็นเอกสารที่ถูกจัดทำหลังจากที่ได้รับการอนุมัติและตรวจสอบจากหัวหน้าหรือผู้มีอำนาจแล้ว
• เป็นเอกสารที่สามารถใช้เป็นหลักฐานได้เป็นอย่างดี หากการสั่งซื้อเกิดปัญหา หรือไม่ตรงตามข้อตกลงที่ทำสินค้าให้เราไม่ได้อย่างที่ตกลงกันไว้

สรุปความแตกต่างระหว่างใบ PR และ PO

ใบ pr หรือ Purchase Requisition คือ เอกสารการค้าที่สำคัญในการบริหารจัดการธุรกิจ ซึ่งทั้งใบ PR และ PO มีข้อแตกต่างกันเป็นอย่างมาก ดังนั้นผู้ประกอบการควรรู้จักและทำความเข้าใจเอกสารเหล่านี้และรวมถึงการใช้งานของแต่ละประเภทอย่างถูกต้องเพื่อบริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการตรวจสอบ

หากคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการสินเชื่อแฟคตอริ่งชั้นนำ IFS Capital (Thailand) เราให้บริการทางการเงินด้วยรูปแบบผลิตภัณฑ์ที่ปรับเปลี่ยนตามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าได้รับความพอใจสูงสุด เรามีความชำนาญพิเศษทางการเงินในการนำเสนอสินเชื่อแฟคตอริ่ง และผลิตภัณฑ์ทางการเงินอื่น ที่หลากหลายด้วยประสบการณ์ในธุรกิจให้บริการผู้ประกอบการในประเทศไทยมากกว่า 30 ปี มีความน่าเชื่อถือสูง ไม่ใช้หลักทรัพย์ในการค้ำประกัน ตอบโจทย์ทุกผู้ประกอบการธุรกิจ