ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร ควรเลือกใช้ตอนไหนดี

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร ควรเลือกใช้ตอนไหนดี

“ใบวางบิล” กับ “ใบแจ้งหนี้” เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการหลายคนรู้จักกันดี เพราะจะต้องออกเอกสารดังกล่าวเวลาที่ทำการซื้อ-ขายกับลูกค้า แต่ก็อาจจะมีผู้ประกอบการหน้าใหม่บางรายที่ยังไม่รู้ว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้คืออะไร จะต้องใช้ตอนไหน หรือเลือกไม่ถูกว่าจะต้องใช้ใบไหน เพราะแยกไม่ออกว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร ไม่จำเป็นต้องกังวลไป เพราะ IFS Capital จะพาคุณไปทำความรู้จักกับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้เอง อ่านได้ที่นี่เลย

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า เพื่อแจ้งรายละเอียดสินค้า จำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันที่ต้องชำระเงินตามกำหนด ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง และโดยส่วนใหญ่แล้ว จะใช้ในธุรกิจที่มีการขายสินค้าล็อตใหญ่ ๆ หรือขายสินค้า หรือบริการที่มีรอบของการชำระเงินแบบให้เครดิตเทอม (Credit Term)

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะมีความเหมือนกันตรงข้อมูลของผู้ประกอบการและลูกค้า แต่จะมีความแตกต่างกันอยู่ 2 ข้อใหญ่ ๆ ดังนี้

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร

1. ลักษณะเอกสารของใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

• ใบวางบิล : เป็นเอกสารสรุปยอดชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมดไว้ในใบนี้
• ใบแจ้งหนี้ : เป็นเอกสารที่จะแจ้งให้ทราบถึงรายละเอียดสินค้า หรือบริการที่ได้ส่งมอบไปแล้ว ว่ามีอะไรบ้าง จำนวนเท่าไหร่ และต้องชำระเงินภายในวันใด

2. ช่วงเวลาในการออกเอกสาร

• ใบวางบิล : จะออกก็ต่อเมื่อต้องการเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาครบกำหนดที่ให้กับลูกค้า หรือใช้แจ้งยอดชำระตามวันกำหนดวางบิล
• ใบแจ้งหนี้ : จะออกทุกครั้งหลังจากการให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว ยกเว้นมีข้อตกลงพิเศษกับลูกค้า

แม้ว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะมีความแตกต่างกัน แต่ในบางกรณีก็สามารถใช้งานรวมกันในใบเดียวได้ สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ใช้สองใบรวมกัน ก็จะพิมพ์หัวเอกสารว่า ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แทน

ข้อมูลบนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

การตรวจสอบข้อมูลบนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะถ้ามีความผิดพลาดขึ้นมาก็อาจส่งผลกระทบต่อการเรียกเก็บเงิน และทำให้เกิดหนี้เสีย หรือหนี้สูญขึ้นมาได้ เพื่อลดโอกาสเกิดความผิดพลาด เราได้สรุปมาให้แล้วว่าบนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ไปดูกันเลย

ข้อมูลผู้ออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

• ชื่อและที่อยู่ของบริษัท หรือร้านค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• เบอร์ติดต่อบริษัท หรือร้านค้า
• เลขที่ใบวางบิล หรือ เลขที่ใบแจ้งหนี้
• ลายเซ็นผู้วางบิล และระบุวันที่ออกเอกสาร

ข้อมูลผู้รับใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• รายละเอียดของสินค้า หรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมที่ต้องชำระ
• วันที่ครบกำหนดชำระเงิน
• ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และระบุวันที่รับวางบิล

ขั้นตอนการออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนการออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

หลังจากที่คุณรู้แล้วว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร ขั้นตอนต่อไปก็คือการออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ให้ลูกหนี้ของคุณ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

• ตรวจสอบข้อมูลวันรับวางบิล หรือวันรับเช็คจากลูกค้า
• จัดเตรียมเอกสารวางบิล ได้แก่ ใบวางบิลตัวต้นฉบับ ใบวางบิลตัวสำเนา ใบเสนอราคา (ถ้ามี) และใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)
• นำส่งเอกสารให้กับลูกค้า โดยลูกค้าจะต้องเซ็นยืนยันการรับใบวางบิลด้วย
• ลูกค้าจะเก็บเอกสารตัวจริงไว้ และส่งเอกสารฉบับสำเนากลับมาให้ผู้วางบิลเก็บไว้เป็นหลักฐาน
• เมื่อถึงวันรับเช็คตามที่กำหนด ให้เตรียมใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินเพื่อใช้ประกอบการรับเงิน และส่งมอบให้กับลูกค้า

ร้านค้าออนไลน์จำเป็นต้องออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ไหม

ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะเหมาะกับธุรกิจร้านค้าประเภทขายส่งที่ต้องส่งสินค้าเป็นล็อตใหญ่ ๆ รวมไปถึงธุรกิจที่มีการซื้อ-ขายสินค้าแบบให้เครดิต หรือสินเชื่อทางการค้า ถ้าหากร้านค้าออนไลน์ของคุณจัดรวมอยู่ในธุรกิจประเภทนี้ ก็ยังถือว่ามีความจำเป็นที่จะต้องออกใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้อยู่ ซึ่งจะสามารถออกได้ทั้งในรูปแบบกระดาษ และบิลออนไลน์เลย

IFS Capital ให้บริการสินเชื่อแฟคตอริ่ง เปลี่ยนใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เป็นเงินทุน

IFS Capital ให้บริการสินเชื่อแฟคตอริ่ง เปลี่ยนใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เป็นเงินสด

IFS Capital ให้บริการสินเชื่อแฟคตอริ่ง (Invoice Factoring) พร้อมเปลี่ยนเอกสารการค้าเป็นเงินทุน เพื่อเพิ่มสภาพคล่องหมุนเวียนให้กับธุรกิจ เพียงใช้เอกสารการค้า เช่น ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบส่งสินค้า สัญญางาน ประกอบการขอสินเชื่อ ไม่ใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน พิจารณาวงเงินภายใน 7 วัน (ทำการ)

สำหรับท่านใดที่สนใจ สามารถกรอกฟอร์มสมัครสินเชื่อแฟคตอริ่ง www.ifscapthai.com/th/services/factoring-with-us#contact-form ได้เลย

สรุปเรื่องความแตกต่างระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้

เป็นอย่างไรบ้างกับข้อมูลเกี่ยวกับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ที่นำมาฝากในบทความนี้ หวังว่าจะช่วยคลายข้อสงสัยว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร และทำให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ถูกต้อง ไม่มีปัญหาในเรื่องการวางบิลและเรียกเก็บเงินในอนาคต เนื่องจากในการทำเอกสารใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ ถ้าหากทำเอกสารผิด ต้องแก้ไขใหม่ ก็อาจทำให้ได้รับเงินล่าช้า และส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด หรือเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจได้เลย