บทความธุรกิจ : 10 เอกสารการค้าที่ผู้ประกอบการธุรกิจควรรู้จัก

การดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือเล็ก จำเป็นต้องมีเอกสารการค้าที่สำคัญต่างๆ เพื่อใช้ในการประกอบธุรกิจ เช่น ใบสั่งของ, ใบส่งสินค้า, ใบวางบิล, ใบแจ้งหนี้ และอื่นๆ ซึ่งบางครั้งอาจจะทำให้ผู้ประกอบการสับสนว่าเอกสารเหล่านี้คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร และจะใช้ทำอะไรได้บ้าง ดังนั้นในบทความนี้เราจะมาพูดถึงเอกสารการค้าที่สำคัญที่ผู้ประกอบการควรรู้จักและการใช้งาน เพื่อความถูกต้องในการทำธุรกิจกับลูกค้าหรือคู่ค้า รวมถึงสามารถประกอบธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

“ใบเสนอราคา” เป็นเอกสารที่ผู้ขายที่ใช้ในการแจ้งราคาสินค้าหรือบริการที่ต้องการขายให้กับผู้ซื้อ โดยในใบเสนอราคาจะระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ, ราคา, จำนวน, หน่วย และวันที่มีผลบังคับใช้ โดยผู้ซื้อสามารถใช้ใบเสนอราคานี้เพื่อเปรียบเทียบราคาและคุณสมบัติของสินค้าหรือบริการกับบริษัทอื่นๆ และเลือกซื้อจากบริษัทที่มีข้อเสนอในสิ่งที่ตนต้องการมากที่สุด

2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)

“ใบสั่งซื้อ” เป็นเอกสารที่ผู้ซื้อใช้ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย หรือเรียกกันย่อๆว่า P.O. โดยจะระบุรายละเอียดของสินค้า, จำนวน, หน่วย, ราคา, วันที่ต้องการรับสินค้า และเงื่อนไขการชำระเงิน ใบสั่งซื้อจะใช้เป็นหลักฐานในการสั่งซื้อและเรียกเก็บเงินตามสัญญากับผู้ขายตามที่ตกลงกันไว้

3. ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

“ใบแจ้งหนี้” เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อจากบริษัท โดยในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา จำนวน หน่วย รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้น ใบแจ้งหนี้จะใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าซึ้งออกโดยผู้ขาย และผู้ซื้อจะต้องชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดในใบแจ้งหนี้

4. ใบวางบิล (Billing Note)

“ใบวางบิล” เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งหนี้คล้ายกันกับใบแจ้งหนี้ โดยซัพพลายเออร์จะรวบรวมยอดค่าใช้จ่ายคงค้างทั้งหมด รวมถึงสรุปยอดค่าใช้จ่ายต่างๆ และแจกรายละเอียด ก่อนการวางบิลในรอบนั้นๆ เพื่อให้ผู้ซื้อตรวจสอบและทำการชำระเงิน

5. ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี (Delivery Note/Tax Invoice)

“ใบส่งสินค้าหรือใบกำกับภาษี” เป็นเอกสารที่ใช้ในการแจ้งการส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า โดยในใบส่งสินค้าจะระบุรายละเอียดของสินค้า, จำนวน, หน่วย และวันที่ส่งสินค้า ในขณะที่ใบกำกับภาษีจะระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้นของสินค้าหรือบริการ เมื่อมีการส่งสินค้าแล้ว ผู้ซื้อจะลงนามรับสินค้าในใบส่งสินค้าและใบกำกับภาษีจะใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและยืนยันการชำระเงินของลูกค้า

6. ใบรับสินค้า (Goods Received Note)

“ใบรับสินค้า” เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันว่าการส่งสินค้าถูกต้องตามสัญญาซื้อขาย โดยในใบรับสินค้าจะระบุรายละเอียดของสินค้าที่ถูกส่งมา จำนวน และสถานที่ที่สินค้าถูกจัดส่ง ใบรับสินค้านี้จะถูกส่งคืนให้ผู้ขายเพื่อใช้ในการออกใบแจ้งหนี้

7. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

“ใบเสร็จรับเงิน” เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันการชำระเงินจากลูกค้า โดยในใบเสร็จรับเงินจะระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา จำนวน หน่วย รวมถึงภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และราคารวมทั้งสิ้น ผู้ซื้อจะได้รับใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานในการยืนยันการชำระเงิน

8. ใบลดหนี้ (Credit Note)

“ใบลดหนี้” เป็นเอกสารที่ใช้ในการลดจำนวนเงินที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม โดยสาเหตุที่จะออกใบลดหนี้ได้แก่ สินค้าไม่ตรงตามรายการที่สั่งซื้อ สินค้าเสียหายหรือชำรุด หรือมีการคืนสินค้า ในใบลดหนี้จะระบุจำนวนเงินที่ลด สาเหตุที่ทำการลดหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่มีการลดหนี้

9. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)

“ใบเพิ่มหนี้” เป็นเอกสารที่ใช้ในการเพิ่มจำนวนเงินที่ต้องชำระตามใบแจ้งหนี้เดิม ได้แก่ สินค้าที่สั่งซื้อเพิ่มเติม ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพิ่มขึ้น หรือค่าปรับเพิ่มเติม ในใบเพิ่มหนี้จะระบุจำนวนเงินที่เพิ่ม สาเหตุที่ทำการเพิ่มหนี้ และรายละเอียดของสินค้าที่มีการเพิ่มหนี้

10. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax Certificate)

“หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย” เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันการหักภาษีที่ถูกต้องตามกฎหมาย โดยจะระบุว่าผู้จ่ายเงินได้หักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินที่จ่ายให้แก่ผู้รับเงิน เอกสารนี้จะถูกนำไปใช้เพื่อลดภาระภาษีของผู้รับเงินในการยื่นภาษีเงินได้

สรุป

เอกสารการค้าเป็นส่วนสำคัญในซื้อขายและทำธุรกิจของผู้ประกอบการ โดยแต่ละภาคอุตสาหกรรมนั้นจะใช้เอกสารการค้าแตกต่างกันไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายและรูปแบบธุรกิจ เช่น การผลิต, ขนส่ง, บริการและอื่นๆ การทำงานกับเอกสารเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการธุรกิจ ผู้ประกอบการควรรู้จักและทำความเข้าใจเอกสารเหล่านี้และรวมถึงการใช้งานของแต่ละประเภทอย่างถูกต้องเพื่อบริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการตรวจสอบ