Invoice ในธุรกิจดูอย่างไรให้ถูกต้อง ? พร้อมเคล็ดลับส่วนสำคัญที่ SME ควรรู้

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารทางการค้า ที่ออกโดยผู้ขายเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายกัน Invoice มีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ เพราะใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีและติดตามการชำระเงินจากลูกค้า

ในบทความนี้ IFS Capital จะพาคุณไปรู้จักกับ Invoice ว่าคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร และควรดูข้อมูลอะไรบ้างเพื่อให้มั่นใจว่า Invoice ที่กำลังใช้อยู่นั้นถูกต้อง

Invoice คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
คือเอกสารทางการค้าที่ออกโดยผู้ขายเพื่อแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการที่ตกลงซื้อขายกัน Invoice มักใช้กับสินค้าหรือบริการที่ซื้อขายกันธุรกิจต่อธุรกิจ โดยกำหนดเวลาที่ต้องชำระเงินเอาไว้

Invoice มีความสำคัญอย่างไร

Invoice มีความสำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ ดังนี้

• เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี
• ใช้ในการติดตามการชำระเงินจากผู้ซื้อ
• เป็นหลักฐานในการเรียกร้องค่าเสียหายหากสินค้าหรือบริการไม่เป็นไปตามที่ตกลงกัน

ควรดูข้อมูลอะไรใน Invoice

Invoice ควรมีข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้

• เลขที่ Invoice
• เลขที่คำสั่งซื้อ
• วันที่ออก Invoice
• ชื่อและที่อยู่ของบริษัท(ผู้ขายและผู้ซื้อ)
• รายละเอียดสินค้า
• ยอดเงินที่ต้องชำระ
• กำหนดชำระเงิน
• ลายเซ็นของผู้ซื้อและผู้ขาย

เคล็ดลับดู Invoice ให้ถูกต้อง

นอกจากตรวจสอบข้อมูลสำคัญในInvoice แล้ว ยังมีเคล็ดลับที่จะช่วยให้ SME สามารถ Checklist Invoice ให้ถูกต้อง ดังนี้

1. ตรวจสอบรายละเอียด Invoice ว่าถูกต้องและตรงกับรายการสั่งซื้อ
2. ตรวจสอบเลขที่คำสั่งซื้อว่า ถูกต้องตรงตามความต้องการที่ผู้ซื้อแจ้ง
3. ตรวจสอบวันที่ออก Invoice ว่าตรงกับวันที่จัดส่งสินค้าหรือบริการ
4. ตรวจสอบชื่อและที่อยู่ของบริษัท “ผู้ขายและผู้ซื้อ” ก่อนทำการส่งสินค้า
5. ตรวจสอบข้อตกลงการส่งมอบสินค้า ว่าตรงกับที่ตกลงกันหรือไม่
6. ตรวจสอบรายการสินค้า จำนวนและราคารวม ว่าถูกต้องตรงกับรายการสั่งซื้อ
7. ตรวจสอบข้อตกลงการชำระเงิน ว่าตรงกับที่ตกลงกันกันหรือไม่
8. ตรวจสอบลายเซ็นผู้ขายเมื่อส่งสินค้าและผู้ซื้อเมื่อรับสินค้า

Invoice factoring ทางเลือกเพิ่มสภาพคล่องทางการเงิน

สำหรับธุรกิจที่ประสบปัญหาสภาพคล่องทางการเงิน Invoice factoring อาจเป็นทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ Invoice factoring คือสินเชื่อระยะสั้น ในรูปแบบรับซื้อลูกหนี้การค้า โดยผู้ให้บริการจะรับซื้อ Invoice ที่อยู่ระหว่างรอรับเงินตามเครดิตเทอม เมื่อส่งสินค้าหรือบริการแล้ว ผู้ประกอบการสามารถนำ invoice ที่อยู่ระหว่างรอรับเงินตามเครดิต ไปขายให้กับบริษัทผู้ให้บริการ เพื่อเปลี่ยนบิลเป็นเงินสดได้ทันที ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจมีสภาพคล่องทางการเงินมาหมุนเวียนในธุรกิจได้

IFS Capital ผู้ให้บริการ invoice factoring ในประเทศไทย

IFS Capital เป็นผู้ให้บริการ invoice factoring ในประเทศไทยมากกว่า 30 ปี เรามีทีมผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้คำปรึกษาและช่วยเหลือผู้ประกอบการในการเปลี่ยน Invoice เป็นเงินสดเพื่อให้ท่านมั่นใจได้ว่าจะรับเงินสดเร็วที่สุด เพื่อหมุนเวียนธุรกิจแบบไม่สะดุด

สรุป

Invoice เป็นเอกสารทางการค้าที่สำคัญอย่างยิ่งในการดำเนินธุรกิจ ผู้ประกอบการควรตรวจสอบ Invoice ให้ถูกต้อง ก่อนทำธุรกรรม เพื่อให้มั่นใจว่า Invoice ที่ใช้งานถูกต้องและครบถ้วนเพื่อผลประโยชน์ในการทำธุรกิจ IFS Capital หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ประกอบการทุกท่าน