ใบลดหนี้ (Credit Note) เป็นส่วนสำคัญในการบริหารธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรทราบ เพราะเอกสารนี้ไม่เพียงแค่ใช้ในการแก้ไขข้อผิดพลาดทางบัญชีเท่านั้น แต่ยังเป็นการแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและพร้อมในการบริการลูกค้าอย่างเป็นธรรม
บทความนี้ IFS Capital จะมานำเสนอข้อมูลที่ต้องรู้ในการออกใบลดหนี้เพื่อใช้ในธุรกิจ ตั้งแต่การทำความเข้าใจความหมาย ใบลดหนี้ คืออะไร ? ไปจนถึงรายละเอียดในใบลดหนี้ที่จำเป็น และเหตุผลในการออกใบลดหนี้ เพื่อช่วยให้คุณบริหารธุรกิจของคุณได้อย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ
ใบลดหนี้ (Credit note) คืออะไร
ใบลดหนี้ (Credit Note) คือ เอกสารทางธุรกิจที่จัดทำขึ้นเพื่อแสดงถึงการลดหนี้หรือการคืนเงินให้กับลูกค้า ซึ่งโดยปกติแล้วการออกใบลดหนี้จะใช้ในสถานการณ์ที่มีการคืนสินค้าที่จัดส่งไม่ตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
ซึ่งอาจกล่าวได้ว่าใบลดหนี้ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า โดยการแสดงถึงความพร้อมในการแก้ไขปัญหาและการให้บริการที่เป็นธรรมในอีกทางหนึ่งด้วย
ใบลดหนี้ (Credit note) ต้องมีรายละเอียดอะไรบ้าง
ใบลดหนี้ คือ เอกสารที่สำคัญในการบริหารธุรกิจ ซึ่งจะต้องมีรายละเอียดที่ชัดเจน เพื่อให้ทั้งธุรกิจและลูกค้าเข้าใจถึงเหตุผลและจำนวนเงินที่ถูกลดหนี้ โดยรายละเอียดที่ควรปรากฏในใบลดหนี้ประกอบด้วย
1. ชื่อ-ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้
ในใบลดหนี้ (Credit Note) จำเป็นต้องมีชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
ตัวอย่างใบลดหนี้ของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้
- ชื่อผู้ประกอบการ : ชื่อเต็มของบริษัทหรือธุรกิจที่ออกใบลดหนี้ ซึ่งควรตรงกับที่ใช้ในเอกสารทางการและการทำธุรกรรมทางการเงิน
- ที่อยู่ผู้ประกอบการ : ที่อยู่ที่ถูกต้องและชัดเจนของบริษัทหรือธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่สำนักงานหลักหรือสถานที่ดำเนินการ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร : เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (Tax Identification Number – TIN) ซึ่งเป็นเลขที่ใช้ในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลทางภาษีของผู้ประกอบการ
2. ชื่อ-ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
ในใบลดหนี้ ยังต้องมีการระบุชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการอย่างชัดเจน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
ตัวอย่างใบลดหนี้ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- ชื่อผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ : ชื่อเต็มของบุคคลหรือบริษัทที่ซื้อสินค้าหรือใช้บริการ ซึ่งควรตรงกับที่ใช้ในเอกสารทางการเช่นใบสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้
- ที่อยู่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ : ที่อยู่ที่ถูกต้องและชัดเจนของผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ซึ่งรวมถึงที่อยู่สำนักงานหรือสถานที่ทำธุรกรรม
3. วัน เดือน ปี ในการออกใบลดหนี้
การออกใบลดหนี้ การระบุวันที่ออกเอกสารถือเป็นส่วนสำคัญที่จำเป็น โดยจะต้องรวมถึง วัน/เดือน/ปี ที่เอกสารถูกสร้างหรือออก เพื่อเป็นการยืนยันว่าการคืนเงินหรือการลดหนี้เกิดขึ้นเมื่อใด และยังถือเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้ในการจัดการบัญชีและการรายงานภาษี เช่น ในการตรวจสอบและทำบัญชีสิ้นปี รวมถึงทำให้ง่ายต่อการติดตามและตรวจสอบเอกสารในอนาคตด้วย
4. หมายเลขใบกำกับภาษีเดิม
หมายเลขใบกำกับภาษีเดิมในใบลดหนี้ เป็นข้อกำหนดทางกฎหมายในการออกใบลดหนี้เพื่อให้การจัดการภาษีเป็นไปอย่างเป็นระเบียบและถูกต้องตามกฎหมาย นอกจากนี้ยังช่วยให้ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อสามารถเชื่อมโยงและตรวจสอบธุรกรรมเดิมที่ทำขึ้น เช่น การขายสินค้าหรือการให้บริการที่ต้องการลดหนี้ รวมถึงลดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูลและป้องกันการทำธุรกรรมซ้ำซ้อน
5. คำอธิบายในการออกใบลดหนี้
คำอธิบายในการออกใบลดหนี้ (Credit Note) จะช่วยให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายเข้าใจถึงเหตุผลและรายละเอียดของการลดหนี้นั้น ๆ ซึ่งคำอธิบายนี้ควรมีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจง โดยมีประเด็นสำคัญดังนี้ :
- เหตุผลของการออกใบลดหนี้ : ระบุเหตุผลที่ต้องออกใบลดหนี้ เช่น การคืนสินค้า, สินค้ามีตำหนิ, การเรียกเก็บเงินเกินจำนวน หรือการบริการที่ไม่ได้มาตรฐาน
- รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ : ระบุสินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้องกับการลดหนี้ รวมถึงจำนวนและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง
- จำนวนเงินที่ถูกลดหนี้ : ระบุจำนวนเงินที่ลดหนี้ เพื่อให้ชัดเจนว่ามีการคืนเงินหรือลดหนี้เป็นจำนวนเท่าไร
- การอ้างอิงไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้อง : หากมีใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้อง ควรระบุหมายเลขอ้างอิงเพื่อการตรวจสอบที่ง่ายขึ้น
เหตุผลในการออกใบลดหนี้
เหตุผลในการออกใบลดหนี้มีหลายประการ ซึ่งมักเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงหรือแก้ไขธุรกรรมทางการเงินที่เกิดขึ้นกับลูกค้า เช่น
- การคืนสินค้า : ลูกค้าคืนสินค้าเนื่องจากไม่ตรงตามที่ต้องการ มีตำหนิ หรือไม่ตรงตามคำสั่งซื้อ
- การเรียกเก็บเงินเกินจำนวน : หากเกิดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ ทำให้เรียกเก็บเงินเกินจำนวนที่ควรจะเป็น
- สินค้าหรือบริการไม่ถึงมาตรฐาน : ในกรณีที่สินค้าหรือบริการที่จัดส่งไม่ตรงตามมาตรฐานหรือคุณภาพที่ตกลงกันไว้
- การให้ส่วนลดหลังการซื้อ : การให้ส่วนลดพิเศษหลังจากที่การขายเกิดขึ้นแล้ว เช่น ในกรณีโปรโมชั่นพิเศษหรือเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้น
- การยกเลิกบริการหรือสัญญา : ในกรณีที่มีการยกเลิกบริการหรือสัญญาการให้บริการก่อนที่จะสิ้นสุดตามที่ตกลงไว้
ทำความรู้จักกับใบเพิ่มหนี้
ใบเพิ่มหนี้ คือเอกสารทางการเงินที่ออกโดยผู้ขายสินค้าหรือบริการ เพื่อเพิ่มมูลค่าของใบแจ้งหนี้เดิม ใช้ในกรณีที่มีการคิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว เช่น การเพิ่มปริมาณสินค้า การคิดค่าบริการเพิ่ม หรือการแก้ไขข้อผิดพลาดในการคำนวณราคา ใบเพิ่มหนี้ช่วยให้การบันทึกบัญชีมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน ทั้งยังเป็นหลักฐานสำคัญในการเรียกเก็บเงินเพิ่มจากลูกค้า
ใบลดหนี้-ใบเพิ่มนี้สามารถใช้ในกรณีใดบ้าง
ในการดำเนินธุรกิจ มีหลายสถานการณ์ที่อาจจำเป็นต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ เพื่อปรับปรุงยอดหนี้ให้ถูกต้องตามความเป็นจริง ทั้งนี้เพื่อรักษาความถูกต้องทางบัญชีและความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ต่อไปนี้คือตัวอย่างเหตุการณ์ที่ต้องออกใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้
ตัวอย่างการใช้ใบลดหนี้
- การคืนสินค้าบางส่วนหรือทั้งหมด ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า 100 ชิ้น แต่พบว่า 10 ชิ้นมีตำหนิ จึงส่งคืนสินค้า ผู้ขายต้องออกใบลดหนี้สำหรับสินค้า 10 ชิ้นที่ถูกส่งคืน
- การให้ส่วนลดพิเศษหลังการขาย หลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว ผู้ขายตัดสินใจให้ส่วนลดพิเศษ 5% แก่ลูกค้าประจำ จึงต้องออกใบลดหนี้เพื่อปรับลดยอดหนี้
- การแก้ไขข้อผิดพลาดในการคิดราคา พนักงานคิดราคาผิดในใบแจ้งหนี้เดิม โดยคิดราคาสูงเกินไป จึงต้องออกใบลดหนี้เพื่อแก้ไขให้ถูกต้อง
- การยกเลิกการสั่งซื้อบางส่วน ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า 3 รายการ แต่ภายหลังขอยกเลิก 1 รายการ ผู้ขายจึงออกใบลดหนี้สำหรับรายการที่ถูกยกเลิก
- การให้เครดิตจากการร้องเรียนเรื่องคุณภาพ ลูกค้าร้องเรียนว่าสินค้าไม่ตรงตามคุณภาพที่โฆษณาไว้ ผู้ขายตกลงให้ส่วนลด 20% จึงออกใบลดหนี้
ตัวอย่างการใช้ใบเพิ่มหนี้
- การคิดค่าบริการเพิ่มเติม หลังจากให้บริการซ่อมรถยนต์ พบว่าต้องเปลี่ยนอะไหล่เพิ่มเติม จึงออกใบเพิ่มหนี้สำหรับค่าอะไหล่และค่าแรงเพิ่ม
- การแก้ไขข้อผิดพลาดในการคิดราคา พนักงานคิดราคาผิดในใบแจ้งหนี้เดิม โดยคิดราคาต่ำกว่าที่ควร จึงต้องออกใบเพิ่มหนี้เพื่อเรียกเก็บส่วนต่าง
- การเพิ่มปริมาณสินค้าหลังออกใบแจ้งหนี้ ลูกค้าขอเพิ่มปริมาณสินค้าหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว จึงต้องออกใบเพิ่มหนี้สำหรับสินค้าส่วนที่เพิ่ม
- การคิดค่าปรับหรือดอกเบี้ย ลูกค้าชำระเงินล่าช้ากว่ากำหนด ผู้ขายจึงออกใบเพิ่มหนี้สำหรับค่าปรับหรือดอกเบี้ยจากการชำระล่าช้า
การปรับราคาตามสัญญา สัญญาระบุว่าราคาอาจมีการปรับเพิ่มตามดัชนีราคาผู้บริโภค เมื่อถึงเวลาปรับราคา จึงออกใบเพิ่มหนี้สำหรับส่วนต่าง
สรุป
ใบลดหนี้ (Credit Note) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญซึ่งช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดการกับการลดหนี้หรือการคืนเงินให้ลูกค้าได้อย่างเหมาะสม ซึ่งไม่เพียงช่วยให้การบันทึกข้อมูลทางการเงินและภาษีเป็นไปอย่างถูกต้องเท่านั้น แต่ยังเป็นการสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความน่าเชื่อถือในตลาดด้วย
หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยให้ธุรกิจมีสภาพคล่อง IFS ยินดีเป็นผู้ช่วยให้ทุกธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ด้วยบริการสินเชื่อหมุนเวียนธุรกิจเพื่อธุรกิจของคุณ โดยไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน เหมาะสำหรับผู้ประกอบการทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็น SMEs หรือธุรกิจขนาดใหญ่ที่กำลังมองหาแหล่งเงินทุน SMEs การันตีความน่าเชื่อถือของบริษัทด้วยการเป็นผู้นำในธุรกิจแฟคเตอริ่งของประเทศไทย มายาวนานกว่า 30 ปี
