“ใบวางบิล” กับ “ใบแจ้งหนี้” เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการหลายคนรู้จักกันดี เพราะจะต้องออกเอกสารดังกล่าวเวลาที่ทำการซื้อ-ขายกับลูกค้า แต่ก็อาจจะมีผู้ประกอบการหน้าใหม่บางรายที่ยังไม่รู้ว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้คืออะไร จะต้องใช้ตอนไหน หรือเลือกไม่ถูกว่าจะต้องใช้ใบไหน เพราะแยกไม่ออกว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร ไม่จำเป็นต้องกังวลไป เพราะ IFS Capital จะพาคุณไปทำความรู้จักกับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้เอง อ่านได้ที่นี่เลย
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้คืออะไร
ใบวางบิล (Billing Note) และ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือ เอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า เพื่อแจ้งรายละเอียดสินค้า จำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันที่ต้องชำระเงินตามกำหนด ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง และโดยส่วนใหญ่แล้ว จะใช้ในธุรกิจที่มีการขายสินค้าล็อตใหญ่ ๆ หรือขายสินค้า หรือบริการที่มีรอบของการชำระเงินแบบให้เครดิตเทอม (Credit Term)
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะมีความเหมือนกันตรงข้อมูลของผู้ประกอบการและลูกค้า แต่จะมีความแตกต่างกันอยู่ 2 ข้อใหญ่ ๆ ดังนี้
1. ลักษณะเอกสารของใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
- ใบวางบิล : เป็นเอกสารสรุปยอดชำระเงิน โดยจะรวมยอดคงค้างที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมดไว้ในใบนี้
- ใบแจ้งหนี้ : เป็นเอกสารที่จะแจ้งให้ทราบถึงรายละเอียดสินค้า หรือบริการที่ได้ส่งมอบไปแล้ว ว่ามีอะไรบ้าง จำนวนเท่าไหร่ และต้องชำระเงินภายในวันใด
2. ช่วงเวลาในการออกเอกสาร
- ใบวางบิล : จะออกก็ต่อเมื่อต้องการเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาครบกำหนดที่ให้กับลูกค้า หรือใช้แจ้งยอดชำระตามวันกำหนดวางบิล
- ใบแจ้งหนี้ : จะออกทุกครั้งหลังจากการให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว ยกเว้นมีข้อตกลงพิเศษกับลูกค้า
แม้ว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะมีความแตกต่างกัน แต่ในบางกรณีก็สามารถใช้งานรวมกันในใบเดียวได้ สำหรับผู้ประกอบการท่านใดที่ใช้สองใบรวมกัน ก็จะพิมพ์หัวเอกสารว่า ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ แทน
ข้อมูลบนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง
การตรวจสอบข้อมูลบนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้เป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะถ้ามีความผิดพลาดขึ้นมาก็อาจส่งผลกระทบต่อการเรียกเก็บเงิน และทำให้เกิดหนี้เสีย หรือหนี้สูญขึ้นมาได้ เพื่อลดโอกาสเกิดความผิดพลาด เราได้สรุปมาให้แล้วว่าบนใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง ไปดูกันเลย
ข้อมูลผู้ออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
- ชื่อและที่อยู่ของบริษัท หรือร้านค้า
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- เบอร์ติดต่อบริษัท หรือร้านค้า
- เลขที่ใบวางบิล หรือ เลขที่ใบแจ้งหนี้
- ลายเซ็นผู้วางบิล และระบุวันที่ออกเอกสาร
ข้อมูลผู้รับใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
- ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้า หรือบริการที่สั่งซื้อ พร้อมระบุยอดรวมที่ต้องชำระ
- วันที่ครบกำหนดชำระเงิน
- ลายเซ็นผู้รับใบวางบิล และระบุวันที่รับวางบิล
ขั้นตอนการออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
หลังจากที่คุณรู้แล้วว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร ขั้นตอนต่อไปก็คือการออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ให้ลูกหนี้ของคุณ ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
- ตรวจสอบข้อมูลวันรับวางบิล หรือวันรับเช็คจากลูกค้า
- จัดเตรียมเอกสารวางบิล ได้แก่ ใบวางบิลตัวต้นฉบับ ใบวางบิลตัวสำเนา ใบเสนอราคา (ถ้ามี) และใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)
- นำส่งเอกสารให้กับลูกค้า โดยลูกค้าจะต้องเซ็นยืนยันการรับใบวางบิลด้วย
- ลูกค้าจะเก็บเอกสารตัวจริงไว้ และส่งเอกสารฉบับสำเนากลับมาให้ผู้วางบิลเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- เมื่อถึงวันรับเช็คตามที่กำหนด ให้เตรียมใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินเพื่อใช้ประกอบการรับเงิน และส่งมอบให้กับลูกค้า
การใช้ใบวางบิล
- แจ้งยอดหนี้ค้างชำระ ใช้เพื่อแจ้งลูกค้าถึงยอดหนี้ที่ครบกำหนดชำระ โดยเฉพาะในกรณีที่มีการค้างชำระหรือใกล้ถึงกำหนดชำระ
- รวมยอดหนี้หลายรายการ เหมาะสำหรับการรวมยอดหนี้จากหลายใบแจ้งหนี้หรือหลายรายการสินค้า/บริการในเอกสารเดียว
- ติดตามการชำระเงิน ใช้เป็นเครื่องมือในการติดตามและเตือนลูกค้าให้ชำระเงินตามกำหนด
- การค้าแบบเครดิต เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการให้เครดิตแก่ลูกค้า โดยจะวางบิลเมื่อใกล้ถึงกำหนดชำระ
- ธุรกิจบริการต่อเนื่อง ใช้ในกรณีที่มีการให้บริการต่อเนื่องและเรียกเก็บเงินเป็นรอบ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการรายเดือน
การใช้ใบแจ้งหนี้
- การขายสินค้าหรือบริการ ออกทันทีเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จสิ้น
- หลักฐานทางการเงิน ใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการบันทึกบัญชีและการเสียภาษี
- การซื้อขายระหว่างประเทศ จำเป็นสำหรับการนำเข้าและส่งออกสินค้า เพื่อใช้ในพิธีการศุลกากร
- รายละเอียดการซื้อขาย ระบุรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ราคา ภาษี และเงื่อนไขการชำระเงิน
- การเรียกร้องประกัน ใช้เป็นหลักฐานในการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนจากบริษัทประกัน
- การคืนสินค้าใช้อ้างอิงในกรณีที่มีการคืนสินค้าหรือยกเลิกบริการ
ร้านค้าออนไลน์จำเป็นต้องออกใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ไหม
ใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้จะเหมาะกับธุรกิจร้านค้าประเภทขายส่งที่ต้องส่งสินค้าเป็นล็อตใหญ่ ๆ รวมไปถึงธุรกิจที่มีการซื้อ-ขายสินค้าแบบให้เครดิต หรือสินเชื่อทางการค้า ถ้าหากร้านค้าออนไลน์ของคุณจัดรวมอยู่ในธุรกิจประเภทนี้ ก็ยังถือว่ามีความจำเป็นที่จะต้องออกใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้อยู่ ซึ่งจะสามารถออกได้ทั้งในรูปแบบกระดาษ และบิลออนไลน์เลย
IFS Capital ให้บริการสินเชื่อแฟคตอริ่ง เปลี่ยนใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ เป็นเงินทุน
IFS Capital ให้บริการสินเชื่อแฟคเตอริ่ง (Invoice Factoring) พร้อมเปลี่ยนเอกสารการค้าเป็นเงินทุน เพื่อเพิ่มสภาพคล่องหมุนเวียนให้กับธุรกิจ เพียงใช้เอกสารการค้า เช่น ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล ใบส่งสินค้า สัญญางาน ประกอบการขอสินเชื่อ ไม่ใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน พิจารณาวงเงินภายใน 7 วัน (ทำการ)
สำหรับท่านใดที่สนใจ สามารถกรอกฟอร์มสมัครสินเชื่อแฟคเตอริ่งได้เลย
สรุปเรื่องความแตกต่างระหว่างใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้
หลาย ๆ คนคงเข้าใจ และสามารถแยกความแตกต่างได้แล้วว่าใบวางบิล คือ เอกสารสรุปยอดรวมค่าสินค้า/บริการ ที่ลูกค้าต้องชำระ ส่วนใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารทางการเงินที่ออกทันทีหลังการขายสินค้าหรือบริการ โดยจะระบุรายละเอียดการซื้อขายและใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี ซึ่งแตกต่างกันตรงที่ใบแจ้งหนี้มีความเป็นทางการและมีผลทางกฎหมายมากกว่า ในขณะที่ใบวางบิลเป็นเพียงการสรุปยอดรวมค่าสินค้า/บริการ ที่ลูกค้าต้องชำระ
เป็นอย่างไรบ้างกับข้อมูลเกี่ยวกับใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ที่นำมาฝากในบทความนี้ หวังว่าจะช่วยคลายข้อสงสัยว่าใบวางบิลกับใบแจ้งหนี้ต่างกันอย่างไร และทำให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ถูกต้อง ไม่มีปัญหาในเรื่องการวางบิลและเรียกเก็บเงินในอนาคต เนื่องจากในการทำเอกสารใบวางบิล หรือใบแจ้งหนี้ ถ้าหากทำเอกสารผิด ต้องแก้ไขใหม่ ก็อาจทำให้ได้รับเงินล่าช้า และส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด หรือเงินทุนหมุนเวียนของธุรกิจได้เลย
