ปัจจุบันกรมสรรพากรได้มีการพัฒนาระบบการออกใบกำกับภาษี หนึ่งในนั้นคือ E-tax invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่อำนวยความสะดวก ลดต้นทุนในส่วนการนำส่ง ไม่ต้องยุ่งยากในการจัดทำเอกสาร เพราะสามารถสร้าง E-tax ได้ทันที และส่งไปยังลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ได้ ที่สำคัญ E-tax invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์มีการปรับเปลี่ยนระบบใหม่ทั้งหมด เพื่อช่วยลดความผิดพลาด ปลอดภัยด้วย มาตรการความปลอดภัยสูงสุดเพื่อป้องกันข้อมูลทางการเงินและธุรกิจ
พาทำความรู้จักกับ E-Tax invoice
E-tax invoice คือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่กรมสรรพากรได้พัฒนาขึ้นมาใช้แทนการออกใบกำกับภาษีแบบกระดาษ โดยผู้ประกอบการจะออกให้กับลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการขายสินค้าและการให้บริการ ซึ่งข้อมูลและรายละเอียดทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบออนไลน์แบบ 100% ไม่ต้องพิมพ์ใบกำกับภาษีทางกระดาษให้ยุ่งยาก ที่สำคัญ E-tax invoice ยังสามารถส่งข้อมูลถึงกรมสรรพากรผ่านช่องทางอีเมล หรือเว็บไซต์กรมสรรพากรได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
เอกสารประเภทใดบ้างที่ทำเป็น E-Tax invoice ได้
- ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
- ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
- ใบเพิ่มหนี้
- ใบลดหนี้
- ใบรับ หรือใบเสร็จรับเงิน
ข้อดีของการใช้ E-tax invoice
- ลดการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ ทำให้เกิดประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น
- ช่วยลดต้นทุนในการพิมพ์ จัดส่ง และจัดเก็บเอกสารทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
- ไม่ต้องยุ่งยากในการจัดทำเอกสาร เพราะสามารถสร้าง E-tax ได้ทันที และส่งไปยังลูกค้าผ่านช่องทางออนไลน์ได้
- ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการพิมพ์และกรอกข้อมูลด้วยลายมือ
- มีความน่าเชื่อถือ และปลอดภัย เพราะ E-tax invoice มีมาตรการความปลอดภัยสูงสุดเพื่อป้องกันข้อมูลทางการเงินและธุรกิจ
- ข้อมูลใน E-tax invoice ถูกบันทึกไว้ในระบบเพื่อการเก็บประวัติและตรวจสอบ ซึ่งจะช่วยทำให้เข้าถึงข้อมูลใบกำกับภาษีได้อย่างรวดเร็ว
- ข้อมูลบน E-tax invoice สามารถถูกดึงออกมาใช้ในระบบอื่น ๆ ได้ง่ายโดยไม่ต้องทำการพิมพ์หรือป้อนข้อมูลซ้ำ
- ไม่เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร เพราะมีหมายเลขรับรองและลายมือชื่อดิจิทัลประกอบด้วย
ข้อมูลสำคัญที่ต้องลงใน E-tax invoice
E-tax invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์จะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนตามกฎหมายดังนี้
- มีคำว่า “ใบกำกับภาษี” ที่เห็นชัด ซึ่งเป็นข้อความที่กฎหมายบังคับใช้ และต้องมีระบุเอาไว้ในใบกับภาษีทุกรายการ
- ระบุชื่อและที่อยู่ของธุรกิจหรือบุคคลที่ขายสินค้าหรือบริการ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอาการของผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี
- ระบุชื่อและที่อยู่ของลูกค้าหรือผู้ซื้อ
- ระบุหมายเลขใบกำกับภาษี ซึ่งต้องเป็นหมายเลขที่ไม่ซ้ำกัน
- รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ เช่น ปริมาณ, ราคาต่อหน่วย, รวมทั้งราคารวม (ถ้าเป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะระบุว่าเป็นราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม)
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่คำนวณมาจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกจากมูลค่าของสินค้าอย่างชัดเจน
- วันที่ออกใบกำกับภาษี
E-tax invoice แตกต่างกับใบกำกับภาษีแบบปกติอย่างไร ?
ในยุคดิจิทัล การออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-tax invoice กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น แต่หลายคนอาจยังสงสัยว่ามันแตกต่างจากใบกำกับภาษีแบบปกติอย่างไร ไปดูกันว่าใบกำกับภาษีทั้งสองรูปแบบนั้นต่างกันอย่างไร
รูปแบบ
- E-tax invoice เป็น ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกสร้างขึ้นและจัดเก็บในรูปแบบ Digital Transformation ไม่ต้องพิมพ์ทางกระดาษ
- ใบกำกับภาษีแบบปกติ เป็นใบกำกับภาษีที่ถูกพิมพ์ออกมาทางกระดาษ จะมีด้วยกัน 2 แบบ คือ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ และ ใบกำกับภาษีแบบย่อ
การบันทึกและเก็บรักษา
- E-tax invoice ข้อมูลและรายละเอียดทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางระบบออนไลน์แบบ 100% ซึ่งจะช่วยทำให้เข้าถึงข้อมูลใบกำกับภาษีได้อย่างรวดเร็ว
- ใบกำกับภาษีแบบปกติ จัดเก็บในรูปแบบทางกระดาษ ซึ่งอาจทำให้มีการจัดเก็บที่ลําบาก และอาจเสียค่าพื้นที่จัดเก็บ
ความปลอดภัย
- E-tax invoice มีมาตรการความปลอดภัยสูงสุดเพื่อป้องกันข้อมูลทางการเงินและธุรกิจ ไม่เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร เพราะมีหมายเลขรับรองและลายมือชื่อดิจิทัลประกอบด้วย
- ใบกำกับภาษีแบบปกติ จะมีความปลอดภัยที่ต่ำกว่า โดยเฉพาะในกรณีที่เอกสารต้องถูกส่งผ่านทางไปรษณีย์ที่อาจจัดส่งผิด หรือจัดส่งไม่ถึงมือ
ประสิทธิภาพในการทำงาน
- E-tax invoice ช่วยให้กระบวนการการทำธุรกิจเป็นไปได้อย่างราบรื่น สะดวกรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถถูกดึงออกมาใช้ในระบบอื่น ๆ ได้ง่ายโดยไม่ต้องทำการพิมพ์หรือป้อนข้อมูลซ้ำ
- ใบกำกับภาษีแบบปกติ การประมวลผลและการจัดการข้อมูลมีความล่าช้า เสี่ยงเกิดข้อผิดพลาด
การส่งข้อมูล E-tax invoice ให้กรมสรรพากร
การส่งข้อมูล E-tax invoice ให้กรมสรรพากรเป็นขั้นตอนสำคัญในระบบภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ที่ผู้ประกอบการสามารถส่งข้อมูลผ่านระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากรได้ด้วยตัวเอง ผ่านตัวแทน (Service Provider) ที่ได้รับอนุญาต หรือสำนักงานบัญชีตัวแทน (Tax Agent) โดยการอัปโหลดไฟล์ข้อมูลผ่านโปรแกรมของกรมสรรพากรในรูปแบบที่กำหนด และต้องลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อยืนยันความถูกต้อง การส่งข้อมูลต้องทำภายในวันและเวลาที่กำหนด เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมาย
สรุปความแตกต่างของ E-tax invoice และใบกำกับภาษีแบบปกติ
E-tax invoice เป็นตัวช่วยที่ทำให้ผู้ประกอบการสามารถดำเนินธุรกิจได้รวดเร็วและสะดวกมากขึ้น ไม่ต้องยุ่งยากในการจัดทำเอกสาร ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการพิมพ์และกรอกข้อมูลด้วยลายมือ ที่สำคัญไม่เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสาร เพราะมีหมายเลขรับรองและลายมือชื่อดิจิทัลประกอบใน E-tax invoice ด้วย
หากคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการสินเชื่อแฟคเตอริ่งชั้นนำ “ไอเอฟเอส แคปปิตอล” มีบริการ e-Factoring ที่ตอบสนองความสะดวกสบายเรื่องการส่งเอกสาร โดยท่านไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารทางการค้า ที่ใช้ในการเบิกเงินรับชำระล่วงหน้ามายัง IFS เพียงอัปโหลด ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (e-Invoice)/ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และเอกสารทางการค้าอื่นๆ ผ่านช่องทางออนไลน์ ท่านสามารถรับเงินได้ทันที ภายใน 24 ชม.
