รู้จักกับใบเสร็จรับเงินคืออะไร เหมือนกับบิลเงินสดมั้ย?

เชื่อว่าคนที่เพิ่งจะมาทำธุรกิจคงเคยสับสนเอกสารต่าง ๆ โดยเฉพาะเรื่องของใบเสร็จรับเงินกับบิลเงินสด ซึ่งถ้าดูจากจุดประสงค์การใช้งานก็ไม่ได้มีความต่างกันมาก แต่ข้อมูลบางอย่างก็ใช้แทนกันไม่ได้ จึงทำให้หลายคนมักจะเข้าใจผิดว่าเป็นเอกสารตัวเดียวกัน

สรุปแล้วใบเสร็จรับเงินหรือ Receipt คือ  เหมือนกับบิลเงินสดมั้ย ? ใบเสร็จรับเงินมีกี่แบบ ?  ในบทความนี้ IFS Capital จะพาไปไขข้อสงสัยพร้อมกัน

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt คือ เอกสารทางการเงินที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการรับเงินจากลูกค้าหรือผู้ซื้อ ซึ่งใบเสร็จรับเงินมักถูกใช้เพื่อบันทึกการชำระเงินและใช้เป็นหลักฐานในการรับเงินที่ผู้ขายหรือผู้ให้เช่าออกให้กับผู้ซื้อเพื่อยืนยันว่าเราได้รับเงินเรียบร้อยแล้ว นอกจากนี้ ใบเสร็จรับเงินยังสามารถนำไปใช้ในภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และเป็นเอกสารยืนยันการซื้อขายในกรณีที่มีการทำสัญญาหรือการซื้อขายทางกฎหมายอีกด้วย

ใบเสร็จรับเงินมีกี่แบบ

ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt หลัก ๆ จะมีด้วยกัน 2 แบบ คือ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ และ ใบกำกับภาษีแบบย่อ ซึ่งใบเสร็จทั้งสองนี้จะมีรายละเอียด และวัตถุประสงค์ในการใช้งานที่ต่างกัน 

1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ เป็นเอกสารทางการเงินที่ประกอบด้วยข้อมูลทางภาษีทั้งหมดตามที่กฎหมายกำหนด ใช้สำหรับการยื่นภาษีให้กรมสรรพากร ซึ่งจะออกเอกสารโดยเจ้าของธุรกิจเพื่อให้ลูกค้านำใบกำกับภาษีไปใช้เป็นภาษีซื้อได้ 

แต่โดยปกติแล้วหากลูกค้าไม่ได้ร้องขอ หรือไม่ได้เป็นบริษัทใหญ่ หรือมีการซื้อขายสินค้าในจำนวนมาก ร้านค้าก็จะไม่ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบให้ แต่หากเราต้องการใบเสร็จรับเงินก็สามารถบอกกับพนักงานให้ออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบให้ได้เช่นกัน

2. ใบกำกับภาษีแบบย่อ

ใบกำกับภาษีแบบย่อ เป็นเอกสารทางการเงินที่ใช้เป็นหลักฐานการซื้อขายสินค้าที่เจ้าของกิจการเรียกเก็บภาษีเพิ่มจากลูกค้า ซึ่งจะคล้าย ๆ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ แต่จะต่างกันตรงที่ใบกำกับภาษีแบบย่อสามารถพบได้จากใบเสร็จรับเงินทั่วไป ๆ ไป เช่น ร้านค้า ห้างสรรพสินค้า ร้านอาหาร ร้านค้าปลีก ซึ่งร้านค้าสามารถใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าได้ทันทีได้โดยไม่ต้องขออนุมัติจากกรมสรรพากร เพราะไม่สามารถไปหักออกจากภาษีขายในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อนำส่ง ภ.พ.30

ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสดต่างกันยังไง ?

• ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt เป็นเอกสารทางการเงินที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อเพื่อยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว และมักจะเป็นการชำระเงินที่เป็นการเงินมัดจำหรือเต็มจำนวน
• บิลเงินสด หรือ Cash Bill เป็นเอกสารที่ผู้รับเงินได้ออกให้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว โดยผู้รับเงินจะออกเอกสารให้ทันทีหลังผู้ซื้อมีการชำระเงิน ซึ่งส่วนใหญ่จะเขียนด้วยลายมือ เพราะต้องใช้ความรวดเร็ว และบิลเงินสดก็มีข้อมูลที่ใช้เพื่อออกเป็นหลักฐานที่น้อยกว่าบิลใบเสร็จ 

จะเห็นว่าระหว่างบิลเงินสดใบเสร็จรับเงิน ไม่ได้มีความต่างกันมาก จุดประสงค์ก็เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว เพียงแต่บิลเงินสดจะมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่า เพราะใบเสร็จรับเงินจะให้ข้อมูลที่ครบถ้วน และมีความชัดเจนกว่าการเขียนด้วยลายมือที่อาจเกิดความผิดพลาด หรือตกหล่นของข้อมูลได้ และที่สำคัญใบเสร็จรับเงินได้รับการยอมรับจากสรรพากรมากกว่า เพราะสามารถตรวจสอบข้อมูลของผู้รับเงินในการซื้อขายได้ แต่บิลเงินสดอาจพิสูจน์ผู้รับเงินได้ยาก

ขายของแต่ไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้า ผิดกฏหมายไหม

การออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าถือเป็นหน้าที่ตามกฎหมายที่ผู้ขายจะต้องปฏิบัติตาม เมื่อมีการซื้อของหรือใช้บริการที่มีมูลค่าตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไปจะต้องออกใบเสร็จให้ในทันที ไม่ว่าลูกค้าจะขอหรือไม่ก็ตาม การไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าถือเป็นความผิดตามกฎหมาย หากไม่ปฏิบัติตาม มีโทษปรับไม่เกิน 500 บาท หรือจำคุกไม่เกิน 1 เดือน หรือทั้งจำทั้งปรับ นอกจากนี้ ผู้ขายต้องเก็บสำเนาใบรับไว้อย่างน้อย 5 ปี

FAQ รวมคำถามที่พบได้บ่อย

สำหรับใครที่มีคำถามสงสัยเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสด IFS Capital ได้รวบรวมคำถามที่พบได้บ่อย มาหาคำตอบเพื่อให้ทุกคนหายสงสัยกันแล้ว

ใบเสร็จรับเงินมีอายุกี่ปี

ตามกฎหมาย ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาสำเนาใบเสร็จรับเงินหรือใบรับไว้เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี นับจากวันที่ออกใบรับ เพื่อใช้ในการตรวจสอบทางบัญชีและภาษี

อ้างอิงจากกรมสรรพากร : เรื่อง ภาษีมูลค่าเพิ่ม กรณีระยะเวลาการเก็บเอกสาร (กค 0811(กม.04)/พ.17)

ใบเสร็จรับเงินต้องระบุ vat ไหม

ใบเสร็จรับเงินทั่วไปไม่จำเป็นต้องระบุ VAT แต่หากเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องออกใบกำกับภาษีที่ระบุ VAT ด้วย ทั้งนี้ สามารถใช้ใบกำกับภาษีร่วมกับใบเสร็จรับเงินในฉบับเดียวกันได้ โดยต้องมีข้อมูลครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด รวมถึงรายละเอียดของภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ

สามารถออกใบเสร็จย้อนหลังได้ไหม

การออกใบเสร็จรับเงินย้อนหลังสามารถทำได้ แต่ควรมีการแก้ไขข้อผิดพลาดหรือการทดแทนใบเสร็จที่สูญหาย อย่างไรก็ตาม ควรระบุวันที่ออกใบเสร็จจริงและอ้างอิงถึงวันที่เกิดธุรกรรมจริง เพื่อความโปร่งใสและถูกต้องตามหลักการบัญชี ทั้งนี้ ควรหลีกเลี่ยงการออกใบเสร็จย้อนหลังเป็นเวลานาน เพราะอาจส่งผลต่อการตรวจสอบทางภาษี

สรุปเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินคืออะไร

ใบเสร็จรับเงิน หรือ Receipt คือ เอกสารทางการเงินที่มีความสำคัญอย่างมาก ไม่เพียงแต่ทำให้การซื้อขายเป็นไปอย่างถูกต้อง แต่ยังเป็นหลักฐานสำคัญที่ช่วยยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว เรียบร้อยแล้ว ซึ่งช่วยให้การทำธุรกิจของคุณมีความราบรื่นและดูมีความน่าเชื่อมากขึ้น

หากคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการสินเชื่อแฟคเตอริ่งชั้นนำ IFS Capital พร้อมให้บริการแก่ผู้ประกอบการ ด้วยบริการรับซื้อลูกหนี้การค้า หรือแฟคเตอริ่ง บริการสินเชื่อลีสซิ่ง บริการสินเชื่อหมุนเวียนธุรกิจ/คู่ค้า และบริการสินเชื่อเพื่อธุรกิจอื่น ๆ ที่จะเสริมสภาพคล่องธุรกิจให้ได้มีเงินทุนหมุนเวียน เสริมสภาพคล่องในการดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่น ไม่มีสะดุด